Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor
Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana
kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi, dan
laporan sarana dan prasarana.
1.
Pengadaan
Adalah semua kegiatan penyediaan
sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor:
·
Gunakan
prosedur pengelolaan sarana dan prasarana
·
Tentukan
jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan
·
Sediakan dan
gunaka sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional
·
Penyimpanan
dan pemeliharaan sarana dan prasarana
·
Kumpulkan
dan kelola data sarana dan prasarana
·
Penghapusan
sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku
Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:
a.
Barang habis
pakai
Kegiatan perencanaan barang habis
pakai:
1)
Menyusun
daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
2)
Menyusun
perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
3)
Menyusun
rencana pengadaan barang
b.
Barang tak
habis pakai
1)
Menyusun dan
menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta
memperhatikan perlengkapan yang masih ada
2)
Memperkirakan
biaya perlengkapan
3)
Menetapkan
skala prioritas menurut dana yang tersedia
4)
Menyusun
rencana pengadaan tahunan
c.
Barang tidak
bergerak
1)
Tanah
Perencanaan tanah sebagai berikut;
a)
Menyusun
rencana pengadaan tanah
b)
Mengadakan
survei untuk menentukan lokasi tanah
c)
Mengadakan
survei terhadap adanya sarana jalan
d)
Mengadakan
survei harga dilokasi
e)
Mengajukan
rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun
pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey
2)
Bangunan
Perencanaan bangunan meliputi:
a)
Mengadakan
survei tentang keperluan bangunan
b)
Mengadakan
perhitungan luas bangunan
c)
Menyusun
rencana anggaran biaya
d)
Menyusun
tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan
secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan
memperhatikan skala prioritas
Langkah-langkah dalam pengadaan barang atau bahan
kantor;
a.
Bagian yang
membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke
bagian gudang
b.
Petugas
gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang
c.
Surat
diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan memeriksa kebutuhan barang/bahan
kantor
d.
Selanjutnya
meminta persetujuan kepada pimpinan/kepala
e.
Sebelum
barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji (kuantitas dan
kualitasnya)
f.
Sesudah
dicatat barang-barang disimpa di gudang untuk didistribusikan ke unit yang
membutuhkan
2.
Penyimpanan
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh
satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan
kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari
bantuan
a.
Tujuan
penyimpanan barang/bahan kantor:
1)
Agar barang
tidak cepat rusak
2)
Agar tidak
terjadi kehilangan barang
3)
Agar
tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari
4)
Memudahkan
dalam pengawasan
5)
Memudahkan
dalam analisa
b.
Sebelum
penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:
1)
Persediaan
alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2)
Pergudangan
yang memenuhi syarat-syarat yang ditentuka
3)
Sifat barang
yang disimpan
4)
Sarana
penyimpanan dan pemeliharaan
5)
Prosedur dan
tata kerja
6)
Biaya yang
disediakan
7)
Tenaga yang
diperlukan
8)
Jangka waktu
penyimpanan
c.
Cara
penyimpanan barang/bahan kantor:
1)
Barang
disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)
2)
Barang
disimpan dalam keadaan bersih
3)
Barang
disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4)
Barang
disimpan ditempat yang memadai
5)
Barang
disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari
6)
Barang
disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7)
Barang
disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci
8)
Barang yang
disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9)
Barang yang
biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan
sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam
3.
Pemeliharaan
Adalah kegiatan terus menerus untuk
mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk
dipakai
Tujuan pemeliharaan sarana dan
prasarana kantor;
·
Agar barang
tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca
·
Agar barang
tidak mudah hilang
·
Agar barang
tidak kadaluarsa
·
Agar barang
tidak mudah susut
·
Agar sarana
dan prasarana selalu dalam keadaan bersih
Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat
dilakukan dengan berbagai cara:
a.
Pemeliharaan
berdasarkan waktu
1)
Pemeliharaan
sehari-hari
2)
Pemeliharaan
berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll)
b.
Pemeliharaan
berdasarkan jenis barang
1)
Pemeliharaan
barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik
2)
Pemeliharaan
barang tidak bergerak: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,
sebaiknya dilakukan setiap hari
Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:
·
Sediakan
kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan
·
Bersihkan
sarana dan prasarana agar bebas dari debu
·
Sediakan
alat pemadam kebakaran
·
Jangan
menyimpan bahan bakar
·
Pasang
pengumuman dilarang merokok
·
Gunakan
sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating Procedure)
·
Pisahkan
barang-barang yang rusak dan tidak rusak
·
Perbaiki
barang-barang yang rusak
·
Simpan
barang-barang dengan baik dan benar
·
Simpan
kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula
·
Matikan
listrik dan AC sebelum pulang kera
·
Tutup rapat
laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk
·
Tutup
jendela ruangan sebelum pulang kerja
4.
Inventarisasi
Tujuan inventarisasi sarana dan
prasarana;
·
Agar
peralatan tidak mudah hilang
·
Adanya bukti
secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan
·
Memudahkan
dalam pengecekan barang
·
Memudahkan
dalam pengawasan
·
Memudahkan
ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang
Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku
atau format pencatatan
a.
Buku induk
inventaris
Adalah buku yang digunakan untuk
mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor.
b.
Buku
golongan barang inventaris
Adalah buku pembantu yang digunakan
untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan,
masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku
ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
c.
Buku catatan
barang noninventaris
Adalah buku yang digunakan untuk
mencatat semua barang noninventari (barang yang belum diketahui statusnya) yang
dimiliki oleh suatu kantor.
5.
Laporan
sarana dan prasarana
Adalah suatu kegiatan yang bertujuan
untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi
maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu
tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan
atau satu tahun.
a.
Fungsi
adanya laporan sarana dan prasarana
1)
Sebagai
bahan pertanggungjawaban
2)
Sebagai
pengendali persediaan
3)
Memberikan
informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang
4)
Sebagai
dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan
b.
Dalam
menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri
dengan beberapa bukti atau catatan pendukung, diantaranya:
1)
Bukti
penerimaan barang
2)
Bukti
pembelian barang
3)
Bukti
pengeluaran barang
4)
Kartu barang
5)
Kartu
persediaan
6)
Daftar
inventaris
7)
Daftar
rekapitulasi barang inventaris
c.
Teknik
pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut;
1)
Memeriksa
barang
2)
Menghitung
persediaan barang awal tahun anggaran
3)
Menghitung
penerimaan dan pengadaan barang
4)
Menghitung
pengeluaran barang
5)
Menghitung
sisa persediaan
6)
Mencatat
mutasi barang
7)
Melaporkan
kepada atasan atau pimpinan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar